7 نکته برای داشتن یک کنفرانس ویدیویی کارآمد


7 نکته برای داشتن یک کنفرانس ویدیویی کارآمد
ارسال شده توسط : مینا کاظمیان     در : ۲۶ مرداد ۱۳۹۷     در : مراسم سازمانی ، افتتاحیه و رونمایی ، فیلم و فیلمبرداری
  ۴۹۹   |     ۰  








۷ نکته برای داشتن یک کنفرانس ویدیویی کارآمد


ویدیو کنفرانس(Video Conference) یک راه عالی برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات و ایده‎ها با ذینفعان مختلف در بخش‎های مختلف کسب و کار شما است. کنفرانس‎ ویدیویی برای شما فرصت‎هایی بیش از کنفرانس صوتی به ارمغان می‎آورد و دنیایی جدید از تعامل را برای شما، تیم شما، مشتریان شما و سایر ذینفعان شما فراهم می‎کند. اگر به دنبال این هستید تا اطمینان حاصل نمایید که از تمام ابزارهای موجود به بهترین شکل استفاده می‎کنید؛ در اینجا 7 نکته برای داشتن یک کنفرانس ویدیویی کارآمد ارائه شده است.

  • قبل از هر کنفرانس، سیستم را بررسی نمایید.

لازم است قبل از برگزاری کنفرانس ویدیویی، از بخش فنی عملیات اطمینان حاصل نمایید و سیستم را آزمایش کنید. همچنین کابل‎های جدید و باتری‌های جایگزین مورد نیاز را بررسی کرده و از سایر تجهیزات ویدیو کنفرانس نیز  اطمینان حاصل نمایید؛ چرا که ممکن است ناگهان به هنگام شروع گفتگو، شما را با مشکل مواجه سازد و شانس شما را برای یک کنفرانس مهم از بین ببرد.

  • مراقب عوامل پشت صحنه باشید.

اگر می‌خواهید تا پایان کنفرانس کنترل خوبی بر روی عوامل مختلف داشته باشید؛ باید تلاش کنید عواملی که موجب حواس پرتی مخاطبان شما می‌شود را به کنترل درآورید. در حین کنفرانس، شما باید تا حد ممکن، عوامل محیطی را کنترل نمایید. به طور مثال اگر پشت سر شما پنجره‌ای رو به مناطق عمومی است؛ شما باید سعی کنید تا با کشیدن پرده‎ها، تمرکز شخصی که با او در حال صحبت هستید را بر روی سخنانتان حفظ نمایید. همچنین باید در راستای کاهش صداهای مزاحم اطرافتان تا حد ممکن، اقداماتی انجام دهید. چرا که هر یک از این عوامل می‎تواند موضوعات مهم مطرح شده توسط شما را برای مخاطب کم اهمیت‎تر جلوه دهد؛ مگر اینکه در چنین شرایطی شما نکات مهم را با صدایی بلندتر و تأکیدی‎تر بیان کنید.

  • یک نقشه راه ایجاد کنید.

برای کنفرانس خود برنامه‌ریزی کنید و ببینید می‎خواهید چگونه زمان را سپری کنید؛ اطمینان حاصل نمایید که زمان کافی برای تمام نکات مهم و مرتبط دارید. دقت کنید که باید زمانی را به عوامل غیر کاری نظیر پاسخگویی به سؤالات مشتریان و شنیدن نظرات آن‌ها اختصاص دهید و همچنین برای هر بخش چند دقیقه زمان اضافه برای توضیحات بیشتر لحاظ کنید.

  • تمام افراد را درگیر کنید.

مهم نیست که چه نوع جلسه‏ ای دارید. شما باید در هنگام برگزاری یک کنفرانس ویدیویی، اعضای این مکالمه را نیز با خود همراه سازید چرا که صحبت کردن یک طرفه با کسی، یک استراتژی عالی نیست و فاصلۀ فیزیکی شما سبب از بین رفتن علاقه و کاهش تمرکز می‌شود. شما می‎توانید با سؤال پرسیدن، دیگران را به مشارکت و بازخور دادن در جلسه تشویق کنید و به این ترتیب آن‎ها را برای مدت زمان بیشتری درگیر بحث کنید و دیگر نگران غفلت آنها از نکات کلیدی جلسه نباشید.

  • انجام کار سخت را در اولویت قرار دهید.

دانستن محتوای جلسه و تسلط کافی بر روی نکاتی که باید بیان شوند؛ به آمادگی ذهنی شما برای ویدیو کنفرانس کمک شایانی می‎کند و به جای تکیه بر یادداشت‎ها، اعتماد به نفس شما را افزایش می‏ دهد. این اعتماد به نفس، به شما کمک می‌کند تا آهسته‌تر و بهتر سخن بگویید و به سؤالات راحت ‏تر پاسخ دهید.

  • دکمۀ سکوت را از یاد نبرید.

یکی از متداول‎ترین عوامل در کنفرانس ویدیویی این است که افراد سعی می‎کنند با یکدیگر صحبت کنند یا حداقل در این مورد فکر کنند. اگر فکر می‏ کنید برای چند دقیقه نیاز نیست که صحبت کنید، از دکمۀ سکوت استفاده کنید و به این ترتیب به راحتی می‎توانید بدون آزار دیگران کارهایی از قبیل صاف کردن گلو، بریدن کاغذ و ... را انجام دهید.

  • تماس چشمی خود را حفظ کنید.

تماس چشمی در ویدیو کنفرانس باعث می‎شود که مخاطبان سردرگم نشوند و به این موضوع پی ببرند که برای شما مهم هستند. اگر تماس چشمی به حد کافی وجود نداشته باشد مخاطبان حس می‎کنند که دارند زمان خود را هدر می‏ دهند و هیچ توجهی به سخنان شما نخواهند کرد.

منبع: www.saxonsgroup.com.au







مطالب ما را به آسانی برای دوستان خود به اشتراک بگذارید:

جستجو در مجله





نسیم 1

بنر نسیم 2

بنر نسیم 3


مطالب مرتبط



پنج گام تا برگزاری یک همایش موفق
موضوع: مراسم سازمانی
پنج گام تا برگزاری یک همایش موفق
۱۸ مهر ۱۳۹۶

بطور کلی همایش به جلسه ایی با حضور چندین نفر اطلاق می شود که پیرامون موضوعی خاص بحث و تبادل نظر میکنند.اکثر همایش ها دارای یک یا چند سخران کلیدی است که از افراد برجسته در زمینه های مربوطه می باشند.معم...

تهیه چک لیست برنامه ریزی همایش
موضوع: مراسم سازمانی
تهیه چک لیست برنامه ریزی همایش
۱۹ مهر ۱۳۹۶

برای برگزاریه یک رویداد مهم و موفق، برنامه ریزی یکی از ضروری ترین کارهاست. از اون جایی که برنامه ریزی رویدادهایی مثل همایش و کنفرانس بسیار پیچیده ست و همه ی جزئیات رو نمیشه به خاطر سپرد، در نتیجه قطعا...

۵تکنیک زبان بدن در سخنرانی مراسم
موضوع: مراسم سازمانی
۵تکنیک زبان بدن در سخنرانی مراسم
۱۹ مهر ۱۳۹۶

فارغ از اینکه مراسمی که در اون قراره سخنرانی کنین یک همایش مهمه یا کارگاه آموزشی یا حتی یک مهمانی ساده، اگه از شما بپرسم: «موقع آماده شدن برای یک سخنرانی، چقدر از کل زمان خودتونو به تنظیم زبان ب...