برگزاری رویداد، فرصتی بسیار مناسب و راهی هوشمندانه به منظور جلب رضایت مشتریان بالقوه و معرفی و فروش محصولات و خدمات است. شما از طریق برگزاری یک رویداد موفق می ‏توانید ارتباطات خود را با افراد مرتبط با کسب و کارتان گسترش دهید و شبکۀ کاری خود را وسیع‎تر نمایید. همچنین می ‏توانید از این طریق، ارتباطات خود را با مشتریان فعلی مستحکم ‏تر کرده و وفاداری آن‎ها را افزایش دهید. ما در این مطلب، نکاتی را به منظور برگزاری یک رویداد بی نظیر ارائه خواهیم نمود تا شما بدون داشتن تجربه در این زمینه، یک رویداد فوق‎العاده را مدیریت و برنامه‎ریزی نمایید و به اهداف خود دست یابید.

از دوستان خود کمک بگیرید: معمولاً به هنگام برگزاری رویداد، حتی اگر شما تجربۀ کافی در این زمینه داشته باشید؛ باز هم به کمک دوستان و هم تیمی‎های خود نیاز دارید. البته باید دقت نمایید که اعضای تیم و دوستانتان، نمی ‏توانند تمام زمان خود را به رویداد شما اختصاص دهند؛ اما می‎توانند در برخی زمینه‏ ها و متناسب با توانایی‎هایی که دارند، به شما یاری رسانند. به عنوان مثال، شما می ‏توانید از مدیر رسانه‎های اجتماعی شرکت خود بخواهید تا در زمینۀ تبلیغات رویداد، با شما همکاری نماید یا از توسعه دهندۀ وب بخواهید تا به شما در طراحی و ایجاد یک صفحۀ مختص به رویدادتان کمک کند. برای کمک گرفتن از دوستان و همکارانتان، لیستی از افرادی که قادر هستند به شما کمک نمایند، تهیه کرده و یک جلسۀ کاری با آن‎ها برگزار کنید و خواستۀ خود را با جزئیات برای آن‎ها مطرح کنید و از آنها درخواست همکاری نمایید.

منطق برنامه‎ریزی را دنبال کنید: بین مغز شما و مغز افراد متخصص و حرفه ای در برگزاری رویداد، تفاوت زیادی وجود دارد. متخصصین برگزار کنندۀ رویداد، در تلاش هستند تا منطق برنامه‎ریزی را دنبال نمایند. این بدان معنا است که یک فرد حرفه ای، تمامی عوامل را در نظر می ‏گیرد و تمامی الزامات را فراهم می‏ کند(مثلاً اگر در رویداد، نیاز به ترجمۀ همزمان مطلبی وجود دارد؛ محل برگزاری را متناسب با این نیاز انتخاب و مجهز به امکانات مورد نیاز(هدسِت و...) می‏ کنند). در هنگام برنامه‎ریزی برای برگزاری یک رویداد، کوچک‎ترین مشکل یا مسئله، می‏ تواند زنجیره‏ای از مشکلات را به دنبال داشته باشد. بنابراین، زمان زیادی را به فکر کردن و برنامه ‏ریزی و تصمیم‎گیری در مورد رویداد اختصاص دهید و اطمینان حاصل نمایید که چیزی را فراموش نکرده‎اید.

جزئیات را نادیده بگیرید: گاهی لازم است برخی از جزئیات را نادیده‎ بگیرید و بدانید که برخی عوامل غیر قابل پیش‎بینی هستند و تحت کنترل شما نمی ‏باشند. به هنگام برگزاری رویداد، شما باید همزمان چندین کار را پیش ببرید(رزرو محل برگزاری، تدارک پذیرایی از میهمانان، دعوت از سخنرانان و...) و بسیار طبیعی است که در حین انجام این کارها برخی ازمسائل جزئی را از قلم بیاندازید. اگر شما وظایف مهم و ضروری خود را از یکدیگر تفکیک کنید؛ دیگر نگران فراموش کردن مسائل جزئی نخواهید بود. یادداشت کردن وظایف و کارها از جزئی‎ترینشان تا مهم ترینشان و همچنین تهیۀ یک نقشۀ راه، به شما در به خاطر سپردن و انجام وظایفتان کمک شایانی خواهد نمود.

از سؤال پرسیدن، نترسید: حتی اگر پاسخ سؤال شما بسیار واضح و آشکار است، باز هم سؤالاتتان را مطرح کنید و نگران این موضوع نباشید که پرسش شما احمقانه به نظر می‏ رسد. اگر در مورد موضوعی کوچکترین شکی دارید، با پرسیدن سؤال شک خود را برطرف سازید و با اطمینان به سوی موفقیت در برگزاری رویداد گام بردارید.

وظایف و مسئولیت‎های خود را تا حد امکان محدود کنید: قطعاً شما به عنوان صاحب یک کسب و کار، وظایف دیگری به جز مدیریت و برنامه‌ریزی یک رویداد دارید. برای پیش بردن بهتر کارها بهتر است که برخی از وظایف و مسئولیت‎های خود را به افراد دیگری واگذار کنید یا برخی از کارها را برون‌سپاری کنید تا بدین ترتیب، زمان کافی به منظور انجام وظایف اصلی و کلیدی خود داشته باشید.

در انتخاب همکاران و تأمین‌کنندگان کلیدی خود، دقت نمایید: به منظور برگزاری یک رویداد، شما به همکاری با افراد متعددی نیاز دارید(عکاس و فیلمبردار، مسئول سالن، مسئول حمل و نقل، شرکت‎های پذیرایی و...). شما باید تلاش کنید که این افراد را با دقت انتخاب نمایید و به دنبال تیم‎های کاری حرفه ای در هر زمینه ‏ای باشید. چرا که اگر در این امر سهل انگاری کنید؛ ممکن است نام تجاری خود را زیر سؤال ببرید. هرگز از یاد نبرید که موفقیت شما در برگزاری رویداد، نه تنها به شما بلکه به تمام تأمین‎کنندگان و همکاران شما بستگی دارد.

در نهایت باید گفت که اگر شما در زمینۀ برگزاری رویداد، تجربۀ کافی ندارید؛ علاوه بر موارد بالا باید عوامل دیگری چون آمادگی برای برگزاری جلسات متعدد را در خود ایجاد نمایید و به تعیین اهداف و شاخص‎های ارزیابی موفقیت در برگزاری رویداد بپردازید. همچنین باید برخی از ابزارهای مورد نیاز را تهیه کنید و سعی نمایید که در طول برنامه‎ریزی و برگزاری رویداد، متعادل عمل نمایید.

منبع: www.eventtia.com