مدیریت رویداد در مقابل برنامه ریزی رویداد


مدیریت رویداد در مقابل برنامه ریزی رویداد
ارسال شده توسط : مینا کاظمیان     در : ۱۹ شهریور ۱۳۹۷     در : مراسم سازمانی ، افتتاحیه و رونمایی
  ۳۷۲   |     ۰  








مدیریت رویداد در مقابل برنامه ریزی رویداد


"مدیریت رویداد" و "برنامه ریزی رویداد" اغلب اوقات توسط افراد یکسان تلقی می‏ شوند و حتی گاهی به جای هم به کار برده می ‏شوند. اما باید توجه داشت که مدیریت و برنامه ریزی تفاوت‎های زیادی با یکدیگر دارند و با هم یکسان نیستند. مجموعه مهارت‏ های این دو نقش با یکدیگر هم پوشانی دارند ولی این دلیل بر این نیست که می‏ توانند به جای هم به کار روند. اغلب مشتریان زمانیکه در حال تدارک و برنامه ریزی برای یک رویداد هستند؛ به دلیل درک و تعاریف مختلفی که از این نقش‎ها دارند اغلب تصور می‎کنند که مدیر رویداد همان برنامه‎ریز رویداد است. بنابراین، در این متن ما می ‏کوشیم تا به تفاوت‎های این دو اشاره کنیم و سر در گمی ها را از بین ببریم. به دلیل اینکه شما و مشتریان شما باید درک یکسان و روشنی از شرح وظایف مدیر رویداد و برنامه‏ ریز رویداد داشته باشید؛ تا از این طریق سوء تفاهم‎های احتمالی رفع گردد و انتظارات روشن و منطقی‌ای از هم داشته باشید.

برنامه ریزی رویداد

با برنامه‎ریزی رویداد شروع می‏ کنیم. کلمۀ کلیدی و مؤثر در اینجا "برنامه ریزی" است. تمامی رویدادها با یک برنامه آغاز می‏ شوند. صحبت‎های اولیه با مشتریان در خصوص ایده‎های رویداد، تِم رویداد، تاریخ برگزاری رویداد، بودجۀ تخصیص یافته به رویداد و مسائلی از این قبیل، همه بخشی از روند برنامه ‎ریزی رویداد هستند. برنامه ریزی رویداد از مراحل ابتدایی و زمانی که تصمیم به برگزاری رویداد گرفته می‎شود، آغاز شده و تا زمانیکه رویداد واقعی برگزار می‏ شود ادامه می‎یابد و پس از اتمام رویداد نیز برای بررسی، رسیدگی و جمع‎بندی برخی موارد همچنان شما را به عنوان یک برنامه‎ریز رویداد درگیر خواهد کرد. برنامه ریزی رویداد، شامل همکاری مستقیم با مشتریان برای طراحی صفر تا صد یک رویداد است که این طراحی و برنامه ریزی بر طبق اهداف اصلی رویداد انجام می‎گیرد. مشتریانی که یک برنامه‎ریز رویداد را استخدام می‎نمایند؛ از وی انتظار دارند که تمامی جنبه‏ های رویداد را از آغاز تا پایان رویداد و حتی مدتی بعد از پایان رویداد را پوشش دهد و به عبارتی برنامه ‏ریزی رویداد تمام موارد مرتبط با یک رویداد را شامل می‎شود. در زیر به برخی از مسئولیت‏ های برنامه ریزی رویداد اشاره خواهیم کرد:

  • تنظیم برنامه‌های سخنرانی و استراحت و سرگرمی برای میهمانان
  • هماهنگی وسایل ایاب و ذهاب و حمل و نقل میهمانان
  • انتخاب رنگ های مورد استفاده در برنامه
  • استخدام کارکنان مورد نیاز برای رویداد
  • برنامه ریزی منوی پذیرایی از میهمانان
  • آماده کردن و ارسال دعوت‏نامه‎ها
  • مذاکره برای انعقاد قراردادها
  • انتخاب موضوع کلی رویداد
  • تعیین و تخصیص بودجه
  • انتخاب محل برگزاری

مدیریت رویداد

هر رویدادی از بخش‎های متعددی تشکیل شده است که همچون تکه‏ های یک پازل کنار یکدیگر قرار می‏ گیرند و در نهایت پازل رویداد را تکمیل می‎کنند. رویدادهایی موفق برگزار می‎شوند که تمام موارد مرتبط با آن در زمان مناسب و مکان مناسب، بدون اشکال و کارآمد و منطبق با برنامه‎ها انجام گیرد. این فرآیند، مدیریت رویداد نامیده می‎شود. به عبارتی ساده تر، مدیریت پروژۀ خود رویداد است. مدیریت رویداد شامل ایجاد، هماهنگی و مدیریت تمامی مؤلفه‎های مختلف یک رویداد و تیمهایی است که مسئولیت جنبههای مختلف رویداد را بر عهده دارند. برخی از مسئولیت‎های مدیریت رویداد در زیر بیان شده است:

  • ایجاد هماهنگی در میان کارکنان مورد نیاز برای برگزاری رویداد
  • اطمینان از رعایت استانداردهای بهداشتی و ایمنی در رویداد
  • طراحی برنامۀ اضطراری در صورت وقوع موارد غیر منتظره
  • مدیریت و نظارت بر کار افراد و تیم‎های مسئول
  • نظارت بر نحوۀ اجرای رویداد در مراحل مختلف
  • رزرو یک مکان برای برگزاری رویداد
  • حل مشکلات احتمالی در رویداد

مدیریت رویداد و برنامه ریزی رویداد در کنار یکدیگر معنا پیدا می‏ کنند. تفکیک این دو مسئولیت از یکدیگر، بسیار دشوار است؛ چرا که آن‌ها بسیار به همدیگر نزدیک هستند و مسئولیت‏ های هر کدام با هم همپوشانی دارند. گاهی ممکن است یک برنامه ریز رویداد خدمات مرتبط با یک مدیر رویداد را ارائه دهد یا یک مدیر رویداد می ‏تواند برنامه ریزی رویداد را نیز انجام دهد. تمامی این عوامل به تیم برگزار کنندۀ رویداد بستگی دارد. بهتر است برای جلوگیری از هر گونه سوء تفاهم برای مشتریان در طول روند برگزاری رویداد، نقش و خدمات خود را به طور واضح شرح دهید . در نهایت توجه داشته باشید که برنامه ریزی رویداد زیر چتر مدیریت رویداد قرار دارد.

منبع: www.thebalancesmb.com







مطالب ما را به آسانی برای دوستان خود به اشتراک بگذارید:

جستجو در مجله





نسیم 1

بنر نسیم 2

بنر نسیم 3


مطالب مرتبط



پنج گام تا برگزاری یک همایش موفق
موضوع: مراسم سازمانی
پنج گام تا برگزاری یک همایش موفق
۱۸ مهر ۱۳۹۶

بطور کلی همایش به جلسه ایی با حضور چندین نفر اطلاق می شود که پیرامون موضوعی خاص بحث و تبادل نظر میکنند.اکثر همایش ها دارای یک یا چند سخران کلیدی است که از افراد برجسته در زمینه های مربوطه می باشند.معم...

تهیه چک لیست برنامه ریزی همایش
موضوع: مراسم سازمانی
تهیه چک لیست برنامه ریزی همایش
۱۹ مهر ۱۳۹۶

برای برگزاریه یک رویداد مهم و موفق، برنامه ریزی یکی از ضروری ترین کارهاست. از اون جایی که برنامه ریزی رویدادهایی مثل همایش و کنفرانس بسیار پیچیده ست و همه ی جزئیات رو نمیشه به خاطر سپرد، در نتیجه قطعا...

۵تکنیک زبان بدن در سخنرانی مراسم
موضوع: مراسم سازمانی
۵تکنیک زبان بدن در سخنرانی مراسم
۱۹ مهر ۱۳۹۶

فارغ از اینکه مراسمی که در اون قراره سخنرانی کنین یک همایش مهمه یا کارگاه آموزشی یا حتی یک مهمانی ساده، اگه از شما بپرسم: «موقع آماده شدن برای یک سخنرانی، چقدر از کل زمان خودتونو به تنظیم زبان ب...