صرف نظر از هدف و نوع مراسم (همایش،کنگره،جشنواره،افتتاحیه،رونمایی،کارگاه آموزشی و ...) ، سؤال این است که برگزاری این نشست ها به صرف هزینه های گزاف و بالا تا چه حد سودمند و موفقیت آمیز است. تجربه نشان داده است که همایش های برگزارشده در بخش های دولتی کشور که معمولاً با صرف بودجه بالا صورت می گیرد، رضایت بخش و مفید نیست و این حکایت از عدم توجه کافی مدیران و مسئولان به اصول و نکات برگزاری یک همایش موفق دارد.

از این رو خواندن این مطلب برای مدیران و مسئولان روابط عمومی خالی از لطف نخواهد بود. سازمان دهی یک همایش، گرچه بسیار پایه ای و اصولی است اما از دوست داشتنی ترین وظایف یک مدیر محسوب می شود که با گذر زمان به شکل یک دوی ماراتن جانفرسا درمی آید و همیشه با ترس از فراموش کردن موضوعی همراه است. در این مقاله سعی شده تا گوشه ای از وظایف مدیران را در برنامه ریزی همایش ها بررسی کنیم.

هدف برگزاری
باید هدف از همایش روشن باشد. برگزاری یک همایش شبانه در قالب یک نمایشگاه وقتی هدف خاصی داشته باشد، افراد بیشتری را راضی نگه می دارد، اما اگر هدف نداشته باشد کاملاً برعکس عمل می کند. مثل وقتی که جشن شبانه فقط به منظور تشویق خشک و خالی یکی از همکارانتان باشد

تاریخ برگزاری مراسم
تاریخ برگزاری مراسم را با دقت و وسواس خاصی معین کنید. برای برگزاری همایش فقط روزهای تعطیل و تعطیلات آخر هفته را در نظر نگیرید بلکه به تاریخ همایش های رقیبان نیز توجه داشته باشید. زمانی که یک نمایشگاه صنعتی بزرگ و جهانی در شهرتان برگزار می شود، شما می توانید عده زیادی از شرکت کنندگان در یک کنفرانس چند روزه صنعت اتومبیل را به وجد بیاورد

محل برگزاری
محل برگزاری مراسم را بر اساس نوع یا شعار تبلیغاتی آن تعیین کنید.همچنین محل مورد نظر را از نظر دسترسی آسان و داشتن پارکینگ و امکانات دیگر بررسی کنید

زمان همایش
به زمان برگزاری همایش توجه داشته باشید. اگر روند برگزاری بسیار عالی است، لازم است مراسم سر ساعت به پایان رسد. تنها دراین صورت است که همایش خاطره بسیار خوبی در اذهان باقی خواهد گذاشت

دعوتنامه
شکل و شمایل دعوتنامه نوعی کارت ویزیت برگزارکنندگان است. دعوتنامه اولین تأثیر را روی میهمانان می گذارد و باید این احساس را در آنها ایجاد کند که با نیامدن آنها به همایش، برگزارکنندگان چیزی را از دست خواهند داد. ظاهر ویژه  یک دعوتنامه، برای یک بازدید رسمی، در شرکت کنندگان علاقه و حوصله به وجود می آورد. یک دعوتنامه با شکل و شمایل خسته کننده این حس را در مدعوین ایجاد می کند که جلسه، فوق العاده خسته کننده و یکنواخت است.

بودجه مناسب
یک بودجه متناسب برای همایش در نظر بگیرید. یک بودجه  سخاوتمندانه، تضمینی بر برگزاری موفق همایش و ماندگاری آن در ذهن میهمانان نیست. پیش از هر چیز به شکل دعوتنامه توجه کنید یا به جای غذاهای گران و پر هزینه ، غذاهای ساده و اصیل انتخاب کنید.

پذیرایی مناسب
برای پیش غذا و نوشیدنی ارزش قائل شوید. حتی یک نمایش حرفه ای و سازمان یافته هم می تواند به دلیل نامرغوبی غذا یا مدیریت بد به شکست منتهی شود. انتخاب نوع غذا و نوشیدنی خود ملاک ارزشیابی میهمانان است

روابط عمومی قوی
روابط عمومی قوی داشته باشید. برای موفق برگزار کردن یک مراسم باشکوه شما نیازمند برقراری ارتباط با دیگران هستید.در روز افتتاح کسب و کار یا درهمایشی که برای برگزاری آن بسیار زحمت کشیده اید ، برخوردتان با مدعوین و مخاطبان بسیار مهم است. باید اجازه دهید شما را به خوبی بشناسند و حس اعتماد و تحسین را در آنها برانگیزید.

ثبت مراسم

حتما سعی کنید از رویدادهای مراسمتان که زمان زیادی درگیربرنامه ریزی و برگزاری آن بوده اید و زحمت کشیدید ،عکس و فیلم تهیه کنید.این عکس ها و فیلم ها گزارش کار و رزومه ی خوبی برایتان می شود که می توانید به هر جا ارائه دهید.

علاوه بر این عکاسی و فیلمبرداری از مراسم می تواند شما را با نقاط قوت و ضعف مراسمی که برگزار کردید، آشنا کند.

اگر همایش شما شامل سخنرانی های مهم اساتید است، می توانید فیلم سخنرانی ها را در قالب DVD اختیار مخاطبان قرار دهید همچنین .

منبع: .eventcenter.ir