دلایلی برای برون سپاری برنامه‎ ریزی رویدادهای شرکتی


دلایلی برای برون سپاری برنامه‎ ریزی رویدادهای شرکتی
ارسال شده توسط : مینا کاظمیان     در : ۱۷ شهریور ۱۳۹۷     در : مراسم سازمانی
  ۱۹۶   |     ۰  








دلایلی برای برون سپاری برنامه‎ ریزی رویدادهای شرکتی


همواره یکی از دغدغه‎های رایج شرکت ‏ها، برگزاری رویدادهای شرکتی و نحوۀ برنامه ‏ریزی آن‌هاست. معمولاً برگزاری رویداد برای شرکت، هزینه‎های بسیار زیادی را به همراه دارد. یکی از راهکارهایی که می‏ توان برای کاهش هزینه‎ها به کار برد؛ برون سپاری برنامه ‎ریزی رویداد است. برگزاری رویدادها توسط خود شرکت، معمولاً هزینه‎های بیشتری را بر کسب و کار تحمیل می‏ کند. در این نوشتار ما قصد داریم تا به دلایلی به منظور برون سپاری برنامه‎ ریزی رویدادها و جلسات  اشاره کنیم. توجه به نکات زیر و سر لوحه قرار دادن آن‎ها، می‎تواند راه‎حلی برای موفقیت هر چه بیشتر شما در رویدادهای شرکتی باشد.

هزینه ‏های کمتر: برون سپاری مزایای مالی بسیاری را برای کسب و کار شما به ارمغان می‎آورد. معمولاً زمانیکه شما فعالیت‎های مرتبط با برنامه ‎ریزی رویداد خود را برون سپاری می‎کنید، هزینه‎ای که بابت هر یک از افراد درگیر در رویداد می‌پردازید؛ بسیار کمتر از هزینۀ کارکنان شرکت است. ضمن اینکه به دلیل تخصص سازمان مورد نظر در برگزاری رویداد، کارهای شما در مدت زمان کمتری انجام می ‏شود و همین امر نیز در کاهش هزینه‎ها نقش به سزایی دارد. از طرفی کارکنان شرکت توقع دارند تا در ازای همکاری در برگزاری رویداد، خدمات آن‎ها با درصدی بیش از حقوق معمول آن‎ها و پاداش جبران شود؛ در حالیکه وقتی شما کارها را برون سپاری می‎کنید، دیگر چنین انتظاراتی مطرح نیست و سازمان مورد نظر تنها مبلغ مشخصی را در ازای ارائۀ خدمات خود طلب خواهد کرد. مورد دیگری که تأثیر زیادی در کاهش هزینه‎ها دارد؛ این است که شما برای برگزاری رویداد نیاز به برخی تجهیزات نظیر: مبلمان و صندلی، سالن(محل) برگزاری، نورپردازی، سیستم‎های صوتی، سیستم‎های سرمایشی و گرمایشی و... دارید اگر خودتان قصد برگزاری رویداد را داشته باشید تأمین تمام این تجهیزات هزینۀ زیادی را برای شرکت به بار می‎آورد و علاوه بر هزینه‎های خریداری و تهیۀ این تجهیزات، هزینۀ نگهداری از این تجهیزات هم باید بپردازید.

بهبود بهره‌وری: از آنجایی که تخصص شرکت‎های برنامه‎ریزی رویداد بسیار بیشتر از شماست و رویدادهای متنوع و متعددی را برگزار می‏ کنند؛ بهتر می ‏توانند امور را برنامه‎ریزی، پیگیری و اجرا نمایند و زمان کمتری را برای برنامه‎ریزی رویداد نیاز دارند و همین امر موجب می‎گردد تا رویداد شما کارایی و اثربخشی بیشتری داشته باشد.

نرخ‎های بهتر: شرکت ‏هایی که در حوزۀ برنامه‎ریزی رویداد فعالیت می‏ کنند؛ برای تجهیزات و لوازم مورد نیاز رویداد، با تأمین‎کنندگان بیشتر و بهتری در ارتباط هستند و بنابراین، می‏ توانند این تجهیزات و الزامات را با هزینه‎های مناسب‎تر و پایین ‏تر تأمین کنند؛ اما اگر شما تصمیم دارید تا خودتان رویدادی را برگزار کنید، باید دقت نمایید که تأمین‎کنندگان از شما مبلغ بیشتری را طلب خواهند کرد.

تمرکز بیشتر: زمانیکه شما درگیر برگزاری یک رویداد می‎شوید، از فعالیت‎ها و اهداف اصلی شرکت فاصله می‎گیرید و تمام زمان شما به برنامه ‏ریزی رویداد سپری خواهد شد. نباید از یاد ببرید که برگزاری رویداد تنها ابزاری برای موفقیت هر چه بیشتر شما در راستای اهداف و فعالیت‏ های اصلی‎تان است و نباید این رویداد شما را از این فعالیت‎های اصلی‎ غافل کند. شما با برون سپاری فعالیت‎ها زمان بیشتری برای رسیدگی به امور اصلی کسب و کار خود خواهید داشت و برون سپاری به شما اجازه خواهد داد تا از کارکنان خود در زمینۀ تحقق اهداف اصلی شرکت، به بهترین نحو استفاده کنید و وقت آن‎ها صرف فعالیت‎هایی شود که در آن تخصص لازم را دارند و آن کارها را در مدت زمان کمتری انجام می‎دهند.

تجربۀ بیشتر: هر چه تجربۀ شما در برگزاری رویداد و مسائل مرتبط با آن بیشتر باشد، شما موفق‎تر عمل خواهید کرد. همواره شرکت‎های برنامه‎ ریزی رویداد، به صورت تمام وقت و تخصصی در حال برگزاری رویدادهای متعددی هستند؛ اما شما در جایگاه یک شرکت، تجربۀ برگزاری دو یا سه رویداد را دارید و همین امر تأثیر زیادی در کیفیت رویداد شما خواهد داشت. شرکت‎های برنامه‏ ریز، در مقابل مسائل گوناگون و غیرقابل پیش بینی که در هر رویدادی رخ می‏ دهد، بسیار حرفه‎ای تر عمل خواهند کرد و به دلیل تجربه‎ای که دارند، از مسائل پیش آمده شگفت زده نمی‏ شوند و با آرامش رویداد را به پیش خواهند برد.

تصمیم‎گیری و برخورد راحت‎تر: اگر شما برگزاری رویداد شرکتی خود را بر عهده بگیرید، در صورت بروز هرگونه اختلال برای شما دشوار خواهد بود تا یکی از بهترین نیروهای خود را به دلیل سهل‎انگاری اخراج نمایید؛ اما زمانیکه شما برنامه‎ ریزی رویداد خود را برون سپاری کرده و به شرکت دیگر واگذار می‏ کنید بایستی قراردادهای بسیار دقیقی بین شما منعقد گردد و هر گونه سرپیچی از قرارداد به شما امکان فسخ قرارداد مربوطه را می‏ دهد.

منبع: www.specialdevents.com







مطالب ما را به آسانی برای دوستان خود به اشتراک بگذارید:

جستجو در مجله





نسیم 1

بنر نسیم 2

بنر نسیم 3


مطالب مرتبط



پنج گام تا برگزاری یک همایش موفق
موضوع: مراسم سازمانی
پنج گام تا برگزاری یک همایش موفق
۱۸ مهر ۱۳۹۶

بطور کلی همایش به جلسه ایی با حضور چندین نفر اطلاق می شود که پیرامون موضوعی خاص بحث و تبادل نظر میکنند.اکثر همایش ها دارای یک یا چند سخران کلیدی است که از افراد برجسته در زمینه های مربوطه می باشند.معم...

تهیه چک لیست برنامه ریزی همایش
موضوع: مراسم سازمانی
تهیه چک لیست برنامه ریزی همایش
۱۹ مهر ۱۳۹۶

برای برگزاریه یک رویداد مهم و موفق، برنامه ریزی یکی از ضروری ترین کارهاست. از اون جایی که برنامه ریزی رویدادهایی مثل همایش و کنفرانس بسیار پیچیده ست و همه ی جزئیات رو نمیشه به خاطر سپرد، در نتیجه قطعا...

۵تکنیک زبان بدن در سخنرانی مراسم
موضوع: مراسم سازمانی
۵تکنیک زبان بدن در سخنرانی مراسم
۱۹ مهر ۱۳۹۶

فارغ از اینکه مراسمی که در اون قراره سخنرانی کنین یک همایش مهمه یا کارگاه آموزشی یا حتی یک مهمانی ساده، اگه از شما بپرسم: «موقع آماده شدن برای یک سخنرانی، چقدر از کل زمان خودتونو به تنظیم زبان ب...